Büros für Bauüberwachung und Bauleiter führen Korrespondenz, die genauso wichtig ist wie die technische Dokumentation selbst: Aufforderungen zur Mängelbeseitigung, Stellungnahmen zum Austausch von Materialien, Protokolle von Koordinationsbesprechungen. In der Praxis existieren diese Schreiben getrennt von der Dokumentation — in einem Postfach, manchmal in einem Papierregister, selten dort, wo die Zeichnungen und Leistungsbeschreibungen liegen, auf die sie sich beziehen.
Warum Korrespondenz einen eigenen Platz braucht
Ein Schreiben unterscheidet sich von einem technischen Dokument in einem konkreten Punkt: Es hat eine Frist und eine verantwortliche Person. Eine Aufforderung an den Bauunternehmer, einen Mangel an der Decke zu beheben, funktioniert nur, wenn klar ist, wer bis wann antworten muss. Steckt diese Information in einem E-Mail-Verlauf, geht sie leicht unter — besonders wenn mehrere Aufgaben und Schreiben gleichzeitig laufen. Ein Korrespondenzjournal, das einer konkreten Aufgabe zugeordnet ist, löst dieses Problem: Schreiben, verantwortliche Person und Frist stehen an einem Ort, neben der Dokumentation, auf die sie sich beziehen.
Einträge werden heute manuell erfasst
Das sollte man offen sagen, statt es zu verschweigen: Die Funktion des Korrespondenzjournals in DocuBIM befindet sich in Vorbereitung, und Einträge — eingehende und ausgehende Schreiben — werden heute manuell erfasst, genau wie Verträge. Es gibt noch keine automatische Posteingangsübernahme in das System und keine Anbindung an ein E-Mail-Postfach. Das ist eine bewusste Reihenfolge: zuerst der Ort, an dem Korrespondenz neben einer Aufgabe und ihrer Dokumentation existiert, danach die Automatisierung, die das manuelle Erfassen überflüssig macht.
Was das heute schon bringt
Auch mit manueller Erfassung hat einer Aufgabe zugeordnete Korrespondenz einen Vorteil gegenüber einem E-Mail-Verlauf: Sie geht nicht im Postfach einer einzelnen Person unter, ist für das gesamte an der Aufgabe arbeitende Team sichtbar und steht neben den Dokumenten, Verträgen und Status, auf die sie sich bezieht. Im Pilotbeispiel — einem Büro für Bauüberwachung, das eine Aufgabe im Rahmen eines Überwachungsvertrags führt — zeigt das Korrespondenzjournal für eine Aufgabe gemeinsam: eine Aufforderung an den Bauunternehmer mit Antwortfrist, eine bereits versendete Stellungnahme zum Fassadenmaterial und ein Besprechungsprotokoll, das auf Freigabe wartet. Jeder Eintrag trägt einen sichtbaren Hinweis „manuell hinzugefügt” — es wird nicht so getan, als hätte das System selbstständig etwas aus einem Postfach übernommen.
Wie es weitergeht
Die Automatisierung der Posteingangsübernahme — Nachrichten selbstständig direkt einem Vertrag oder Unternehmen zuzuordnen — ist heute ein Plan, keine fertige Funktion. Bevor das passiert, wollen wir sicher sein, dass der Ort für Korrespondenz selbst so funktioniert, wie die Büros ihn brauchen, mit denen wir im Pilotprojekt arbeiten. Diese Reihenfolge legen wir gemeinsam mit ihnen fest, nicht im Voraus.