Biura nadzoru inwestorskiego i kierownicy budów prowadzą korespondencję, która ma równie duże znaczenie jak sama dokumentacja techniczna: wezwania do usunięcia usterek, stanowiska w sprawie zamiany materiałów, protokoły z narad koordynacyjnych. W praktyce te pisma żyją osobno od dokumentacji — w skrzynce mailowej, czasem w papierowym rejestrze, rzadko tam, gdzie leżą rysunki i specyfikacje, których dotyczą.
Dlaczego korespondencja potrzebuje własnego miejsca
Pismo różni się od dokumentu technicznego jedną rzeczą: ma termin i osobę odpowiedzialną. Wezwanie wykonawcy do usunięcia usterek stropu ma sens tylko wtedy, gdy wiadomo, kto ma na nie odpowiedzieć i do kiedy. Jeśli taka informacja siedzi w wątku mailowym, łatwo ją stracić z oczu — zwłaszcza gdy zadań i pism jest wiele naraz. Dziennik korespondencji przypisany do konkretnego zadania rozwiązuje ten problem: pismo, osoba odpowiedzialna i termin widoczne są w jednym miejscu, obok dokumentacji, której dotyczą.
Wpisy dodaje się dziś ręcznie
Warto to powiedzieć wprost, zamiast zamiatać pod dywan: funkcja dziennika korespondencji w DocuBIM jest w przygotowaniu, a wpisy — pisma przychodzące i wychodzące — dodaje się dziś ręcznie, tak samo jak umowy. Nie ma jeszcze samodzielnego wciągania poczty do systemu ani integracji ze skrzynką mailową. To świadoma kolejność prac: najpierw miejsce, w którym korespondencja żyje obok zadania i dokumentacji, potem automatyzacja, która oszczędzi ręcznego wpisywania.
Co to daje już dziś
Nawet przy ręcznym wprowadzaniu, korespondencja przypisana do zadania ma przewagę nad wątkiem mailowym: nie ginie w skrzynce jednej osoby, jest widoczna dla całego zespołu pracującego nad tym zadaniem i stoi obok dokumentów, umów i statusów, których dotyczy. W przykładzie z pilotażu — biura nadzoru inwestorskiego prowadzącego zadanie w ramach umowy o nadzór — dziennik korespondencji dla jednego zadania pokazuje razem: wezwanie do wykonawcy z terminem odpowiedzi, stanowisko w sprawie materiału elewacji już wysłane, i protokół z narady czekający na zatwierdzenie. Każdy wpis ma widoczny znacznik, że został dodany ręcznie — nie ma tu udawania, że system sam coś wychwycił z poczty.
Co dalej
Automatyzacja odbioru poczty — samodzielne wciąganie wiadomości przypisanych do umowy lub firmy — jest dziś planem, nie gotową funkcją. Zanim to nastąpi, chcemy mieć pewność, że samo miejsce na korespondencję działa tak, jak potrzebują tego biura, z którymi pracujemy w pilotażu. Kolejność funkcji na tej drodze ustalamy razem z nimi, nie z góry.