Norma ISO 19650 porządkuje sposób, w jaki zespoły projektowe wymieniają się dokumentacją we wspólnym środowisku danych (CDE). Jednym z jej najbardziej praktycznych elementów jest cykl życia statusu dokumentu — cztery etapy, które określają, kto widzi dany plik i co wolno z nim zrobić. W większości wdrożeń wyglądają one tak: WIP, Udostępniony, Opublikowany, Zarchiwizowany.
WIP — praca w toku
Dokument w statusie WIP (Work in Progress) jest wersją roboczą. Widzi go wyłącznie zespół, który go tworzy — reszta projektu nie ma do niego dostępu. To celowe: rysunek czy specyfikacja na wczesnym etapie może zawierać błędy, niedokończone fragmenty albo warianty, które i tak zostaną odrzucone. Dopóki dokument jest w WIP, autor może go swobodnie poprawiać, a nawet usunąć — nikt inny na nim jeszcze nie polega.
Udostępniony
Kiedy wersja robocza jest gotowa do skoordynowania z innymi dyscyplinami, przechodzi w status Udostępniony (Shared). Od tego momentu widzi ją cały zespół projektu — architekt, konstruktor, wykonawca. To etap koordynacji, nie ostatecznego wydania: architekt może udostępnić rzut, żeby konstruktor naniósł na niego swoje uwagi, zanim ktokolwiek zacznie na jego podstawie budować. Dokument udostępniony wciąż można zastąpić nową rewizją bez śladu w historii formalnych wydań.
Opublikowany
Status Opublikowany (Published) to formalne wydanie dokumentu przez firmę prowadzącą projekt — moment, w którym dokument staje się podstawą do dalszych prac, na przykład do wykonawstwa. To jednocześnie granica, za którą nie da się cofnąć: opublikowanego dokumentu nie da się usunąć. Jeśli coś trzeba poprawić, powstaje nowa rewizja, która zastępuje poprzednią — ale sama poprzednia wersja zostaje, jako zapis tego, co i kiedy zostało wydane.
Zarchiwizowany
Gdy nowa rewizja zastępuje opublikowany dokument, stara wersja nie znika — trafia do archiwum. Status Zarchiwizowany oznacza dostęp tylko do odczytu: nikt już nie pracuje na tym pliku, ale cały zespół projektu może do niego wrócić, żeby sprawdzić, jaka wersja obowiązywała w danym momencie. To ma znaczenie praktyczne, nie tylko porządkowe — w razie sporu o to, co zostało uzgodnione i kiedy, archiwum jest dowodem.
Dlaczego to działa
Siła tego modelu nie leży w samych nazwach statusów, tylko w tym, że każdy z nich wiąże się z konkretną odpowiedzią na dwa pytania: kto widzi dokument i co można z nim zrobić. Bez tego rozróżnienia zespoły wracają do starych nawyków — wysyłania plików mailem “do wglądu”, nadpisywania wersji na dysku sieciowym i zgadywania, czy plik nazwany “ostateczny” naprawdę jest ostateczny. W DocuBIM te cztery statusy są wbudowane w sposób pracy z dokumentem: opublikowanego pliku nie da się usunąć, a każda zmiana statusu zostaje zapisana w historii.